Hướng dẫn Topsoft EInvoice / I. Hướng dẫn nghiệp vụ / 7. Công cụ dụng cụ / A. Tăng CCDC / 002. Mua CCDC về nhập kho
Mua CCDC về nhập kho sau đó xuất kho ra sử dụng, cho thuê
Định khoản
1. Khi mua CCDC về nhập kho.
Nợ TK 153 Giá mua chưa có thuế GTGT
Nợ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 111, 112, 331 Tổng giá thanh toán
2. Khi xuất kho CCDC ra sử dụng, cho thuê.
Trường hợp CCDC phân bổ 1 lần
Nợ TK 154 Bộ phận sản xuất (TT 133)
Nợ TK 623 Chi phí máy thi công
Nợ TK 627 Chi phí sản xuất chung
Nợ TK 641 Chi phí bán hàng
Nợ TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 152, 153, 155, 156 100% giá trị CCDC
Trường hợp CCDC phân bổ nhiều lần
Nợ TK 242 Chi phí trả trước
Có TK 152, 153, 155, 156 100% giá trị CCDC
3. Cuối kỳ, thực hiện phân bổ CCDC vào chi phí (trường hợp CCDC phân bổ nhiều lần).
Nợ TK 154, 623, 627, 641, 642 Giá trị CCDC phân bổ trong kỳ
Có TK 242
Mô tả nghiệp vụ
Khi phát sinh nghiệp vụ xuất CCDC cho hoạt động sản xuất kinh doanh, sẽ phát sinh các hoạt động sau:
1. Bộ phận/nhân viên có nhu cầu làm đề nghị mua CCDC gửi trưởng bộ phận, giám đốc phê duyệt đề nghị mua CCDC.
2. Sau khi nhận được đề nghị mua CCDC, Nhân viên mua hàng tìm kiếm nhà cung cấp, báo giá và đề xuất lựa chọn nhà cung cấp, trình giám đốc phê duyệt.
3. Nhân viên mua hàng lập đơn mua hàng, trình trưởng bộ phận và giám đốc phê duyệt và chuyển đơn mua hàng cho nhà cung cấp để đặt mua hàng.
4. Nhà cung cấp thực hiện giao hàng, khi CCDC về đến kho, nhân viên mua hàng giao cho kế toán hóa đơn chứng từ và đề nghị viết Phiếu nhập kho.
5. Kế toán kho lập Phiếu nhập kho, sau đó chuyển Kế toán trưởng ký duyệt.
6. Căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho kiểm, nhận hàng và ký vào phiếu nhập kho.
7. Thủ kho ghi sổ kho, lưu 1 liên phiếu nhập kho và chuyển 1 liên cho kế toán. Kế toán kho căn cứ vào phiếu nhập kho để ghi sổ kế toán kho.
8. Kế toán mua hàng hạch toán thuế và kê khai hóa đơn đầu vào.
9. Căn cứ vào yêu cầu sử dụng CCDC tại các bộ phận được phê duyệt, kế toán kiểm tra nếu CCDC trong kho còn đủ để xuất sẽ viết phiếu xuất kho.
10. Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt phiếu xuất kho.
11. Căn cứ vào phiếu xuất kho đã duyệt, thủ kho thực hiện xuất kho, ký vào phiếu xuất kho và ghi sổ kho.
12. Kế toán kho nhận phiếu xuất kho và ghi sổ kế toán.
13. Hành chính nhận CCDC, lập biên bản giao nhận các phòng ban, bộ phận trong đơn vị.
14. Sau khi bàn giao xong CCDC, Kế toán trưởng, Giám đốc, người giao, người nhận sẽ ký vào biên bản giao nhận CCDC.
15. Kế toán CCDC nhận lại biên bản giao nhận CCDC để ghi sổ CCDC.
16. Trường hợp CCDC xuất ra được phân bổ dần vào chi phí sản xuất kinh doanh thì cuối mỗi tháng kế toán tiến hành phân bổ giá trị CCDC vào chi phí.
Ví dụ
Ngày 05/02/2019, đơn vị mua CCDC về nhập kho:
Điện thoại bàn: 5 chiếc, đơn giá: 250.000, VAT: 10%
Máy phát điện: 1 chiếc, đơn giá: 20.000.000, VAT: 10%
Ngày 05/03/2017, đơn vị:
Xuất 5 điện thoại để bàn trị giá 250.000đ (3 cho phòng Kinh doanh và 2 cho phòng Hành chính), hạch toán ngay vào chi phí.
Xuất kho một máy phát điện trị giá 20.000.000 phục vụ cho tòa nhà văn phòng đơn vị và thực hiện phân bổ trong 2 năm (số kỳ phân bổ 24 tháng).
Hướng dẫn trên phần mềm
Việc quản lý CCDC mua về nhập kho sau đó xuất kho ra sử dụng, cho thuê được thực hiện theo ba bước sau:
Bước 1: Hạch toán nghiệp vụ mua CCDC về nhập kho
Trên phân hệ Mua hàng (1) chọn tính năng Nhập mua (2), bấm nút Thêm (3).
Khai báo nội dung thông tin các mặt hàng nhập mua (1) sau đó bấm Lưu lại (2).
Bước 2: Xuất kho CCDC vào sử dụng:
Vào phân hệ Kho (1) chọn tính năng Xuất sử dụng (2), bấm nút Thêm (3).
Bạn khai báo thông tin các CCDC xuất kho (1), sau đó bấm Lưu lại (2).
Bước 3: Ghi nhận phân bổ CCDC
Vào phân hệ Sổ cái (1) chọn Hạch toán hàng tháng (2), bấm nút Thêm (3).
Bạn khai báo thông tin phân bổ từng loại mặt hàng và số tiền phân bổ từng tháng (1), sau đó bấm Lưu lại (2).
Sau đó bạn chọn chức năng 
ở thanh công cụ phía dưới, phần mềm sẽ kết chuyển nghiệp vụ phân bổ theo từng tháng sang chứng từ kế toán tổng hợp.
Phần mềm đã kết chuyển bút toán phân bổ sang chứng từ kế toán tổng hợp.
Xem thêm
Mua CCDC về đưa vào sử dụng ngay